Operations & Regulatory Affairs Specialist (m/f/d)

cogu. | Berlin-Adlershof | On-site | 32 hours/week | Start: as soon as possible.

About cogu.:

cogu. makes functional liquid extracts from mushrooms and botanicals, and we make them ourselves. In our own facility on the WISTA campus in Berlin-Adlershof, we formulate, extract, test and bottle everything in-house. There’s no white label and no outsourcing.

Our process is deliberately uncompromising. We use only dried fruiting bodies and extract them with ultrasound. We concentrate the extracts at low temperatures and preserve them naturally, without pasteurization or additives. Our five certified organic blends are each built around an everyday function rather than a single ingredient. We believe ingredients work best in combination, and that functions are easier for people to understand.

We will launch our extract blends at the end of 2026, followed by functional beverages in 2027. We’d rather build a community than just an online shop, because we believe people deserve to understand what they’re consuming.

About the role:

Because we do everything in-house, we also carry the full operational and regulatory picture. That means food law, organic certification, imports from outside the EU, and alcohol tax, since we extract with ethanol.
As our Operations & Regulatory Affairs Specialist, you’ll own this area end to end. You’ll be the main point of contact for authorities, certification bodies, suppliers and logistics partners. Our working language is English. German is the language of your external work.

What you’ll do:

Act as the main point of contact for food control authorities, customs (Hauptzollamt), certification bodies and inspections.
Ensure our products, labels and processes comply with German and EU food law (LMIV, NemV, health claims) and maintain our HACCP system with our food safety consultant.
Manage organic certification (EU 2018/848) and organic imports, including TRACES NT documentation.
Source and qualify raw material suppliers, review certificates of analysis and specifications, and manage deviations.
Plan raw material inventory and procurement in our ERP system (Odoo).
Coordinate imports, customs clearance and freight forwarders, as well as outbound logistics.
Prepare, maintain and organize regulatory documentation, certificates and records.
Monitor regulatory changes relevant to our products and translate them into practical internal processes.
Support grant applications and funding programs, including documentation and reporting.
Support financial and administrative processes together with our accounting partners.

What you bring:

2+ years of professional experience in food, beverage or food supplements, ideally in QA/regulatory or operations.
Hands-on experience with German food control authorities (Lebensmittelüberwachung) and the inspection process.
Solid knowledge of German and EU food law (LMIV, NemV, Health Claims Regulation).
Experience with organic certification under EU 2018/848.
Fluent German (C1/C2) for communication with authorities and partners.
Fluent English, our internal working language.
A structured, hands-on and reliable way of working.
A proactive, self-driven mindset: you spot what needs to be done and take ownership without waiting to be asked.
Startup spirit: you’re comfortable with change, enjoy building processes from the ground up and want to grow with the company.

Nice to have:

Experience with grant applications or public funding programs (e.g. GRW, Forschungszulage).
Experience with customs and alcohol tax procedures (Hauptzollamt, Steuerlager).
Experience with TRACES NT and organic imports from outside the EU.
Experience with production planning.
Familiarity with ERP systems, ideally Odoo.
Experience with bookkeeping, budgeting or working with tax advisors.

What we offer:

€40,000–€48,000 gross per year (based on 32 hours/week), depending on experience and education.
A 32-hour week for a healthy work-life balance.
Real ownership: you’ll shape operations and regulatory processes from the very beginning.
A small, hands-on team that brings together science, creativity and craft, with a direct impact on how the company is built.
Urban Sports Club membership.
BVG ticket for public transport.

How to apply:

Please send your CV and a short note about why you’d like to join cogu. to jobs@coguberlin.com.

We look forward to hearing from you!

Deutsch:

Operations & Regulatory Affairs Specialist (m/w/d)

cogu. | Berlin-Adlershof | Vor Ort | 32 Stunden/Woche | Start: ab sofort.

Über cogu.:

cogu. stellt funktionale flüssige Extrakte aus Pilzen und Botanicals her, und zwar komplett selbst. In unserer eigenen Produktionsstätte auf dem WISTA-Campus in Berlin-Adlershof entwickeln, extrahieren und prüfen wir unsere Produkte und füllen sie ab. Kein White Label, kein Outsourcing.

Unser Prozess ist bewusst kompromisslos. Wir verwenden ausschließlich getrocknete Fruchtkörper und extrahieren sie mit Ultraschall. Die Extrakte werden bei niedrigen Temperaturen konzentriert und auf natürliche Weise haltbar gemacht, ohne Pasteurisierung und ohne Zusatzstoffe. Unsere fünf bio-zertifizierten Blends sind jeweils um eine alltägliche Funktion herum aufgebaut statt um eine einzelne Zutat. Wir glauben, dass Zutaten in Kombination am besten wirken und dass Funktionen für Menschen leichter verständlich sind.

Ende 2026 bringen wir unsere Extrakt-Blends auf den Markt, 2027 folgen funktionale Getränke. Wir wollen lieber eine Community aufbauen als nur einen Onlineshop, denn wir finden, dass Menschen verstehen sollten, was sie konsumieren.

Über die Rolle:

Weil wir alles selbst machen, tragen wir auch die gesamte operative und regulatorische Verantwortung. Dazu gehören Lebensmittelrecht, Bio-Zertifizierung, Importe aus Drittländern und Alkoholsteuer, da wir mit Ethanol extrahieren.
Als Operations & Regulatory Affairs Specialist verantwortest du diesen Bereich end-to-end. Du bist die zentrale Ansprechperson für Behörden, Zertifizierungsstellen, Lieferanten und Logistikpartner. Unsere interne Arbeitssprache ist Englisch, nach außen kommunizierst du auf Deutsch.

Deine Aufgaben:

Zentrale Ansprechperson für die Lebensmittelüberwachung, das Hauptzollamt, Kontroll- und Zertifizierungsstellen sowie bei Inspektionen.
Sicherstellen, dass unsere Produkte, Etiketten und Prozesse dem deutschen und europäischen Lebensmittelrecht entsprechen (LMIV, NemV, Health-Claims-Verordnung), sowie Pflege unseres HACCP-Konzepts gemeinsam mit unserer externen Lebensmittelsicherheitsberatung.
Betreuung der Bio-Zertifizierung (VO (EU) 2018/848) und von Bio-Importen, inkl. Dokumentation in TRACES NT.
Auswahl und Qualifizierung von Rohstofflieferanten, Prüfung von Analysezertifikaten (CoA) und Spezifikationen sowie Abweichungsmanagement.
Planung von Rohstoffbeständen und Beschaffung in unserem ERP-System (Odoo).
Koordination von Importen, Zollabfertigung und Spediteuren sowie der ausgehenden Logistik.
Erstellung, Pflege und Organisation regulatorischer Dokumentation, Zertifikate und Nachweise.
Beobachtung relevanter regulatorischer Änderungen und deren Umsetzung in praxistaugliche interne Prozesse.
Unterstützung bei Förderanträgen und Förderprogrammen, inkl. Dokumentation und Berichtswesen.
Unterstützung finanzieller und administrativer Prozesse in Zusammenarbeit mit unseren Buchhaltungspartnern.

Was du mitbringst:

Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Lebensmittel-, Getränke- oder Nahrungsergänzungsmittelbranche, idealerweise in QS/Regulatory Affairs oder Operations.
Praktische Erfahrung im Umgang mit der Lebensmittelüberwachung und mit behördlichen Kontrollen.
Fundierte Kenntnisse im deutschen und europäischen Lebensmittelrecht (LMIV, NemV, Health-Claims-Verordnung).
Erfahrung mit der Bio-Zertifizierung nach VO (EU) 2018/848.
Verhandlungssicheres Deutsch (C1/C2) für die Kommunikation mit Behörden und Partnern.
Fließendes Englisch, unsere interne Arbeitssprache.
Eine strukturierte, pragmatische und zuverlässige Arbeitsweise.
Eigeninitiative: Du erkennst, was zu tun ist, und übernimmst Verantwortung, ohne darauf zu warten, gefragt zu werden.
Startup-Mentalität: Du gehst gut mit Veränderungen um, baust gern Prozesse von Grund auf auf und möchtest mit dem Unternehmen wachsen.

Nice to have:

Erfahrung mit Förderanträgen oder öffentlichen Förderprogrammen (z. B. GRW, Forschungszulage).
Erfahrung mit Zoll- und Alkoholsteuerverfahren (Hauptzollamt, Steuerlager).
Erfahrung mit TRACES NT und Bio-Importen aus Drittländern.
Erfahrung in der Produktionsplanung.
Kenntnisse in ERP-Systemen, idealerweise Odoo.
Erfahrung mit Buchhaltung, Budgetierung oder der Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.

Was wir bieten:

40.000–48.000 € brutto pro Jahr (bei 32 Stunden/Woche), je nach Berufserfahrung und Qualifikation.
Eine 32-Stunden-Woche für eine gesunde Work-Life-Balance.
Echte Verantwortung: Du gestaltest Operations und regulatorische Prozesse von Anfang an mit.
Ein kleines, praxisnahes Team, das Wissenschaft, Kreativität und Handwerk verbindet, mit direktem Einfluss darauf, wie das Unternehmen aufgebaut wird.
Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft.
BVG-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.

So bewirbst du dich:

Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen dazu, warum du Teil von cogu. werden möchtest, an jobs@coguberlin.com.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

cogu. GmbH

Operations & Regulatory Affairs Specialist (M/F/D)

About the Job